Costo del Software de Control de Horarios para Empleados en 2026: QuickBooks Time, Deputy, o Construir el Propio
El software de control de horarios para empleados cuesta de $2 a $12 por usuario al mes de paquete en 2026 (QuickBooks Time, Deputy, When I Work, Homebase), o de $15,000 a $120,000 o más construir un sistema a medida, según cuánto de la operación laboral tenga que manejar además del reloj.
La mayoría de los pequeños negocios no necesita construir uno. Esta guía cubre lo que realmente cuestan las herramientas principales de paquete una vez que se suma la cuota base y el precio por usuario, lo que cuesta el fichaje por otro (buddy punching) y el redondeo de horas en un negocio que no tiene ninguno de los dos, y el punto donde una construcción a medida, conectada a nómina y costeo de proyectos, empieza a tener más sentido que otra suscripción por usuario.
Costo del Control de Horarios para Empleados de un Vistazo
| Opción | Costo | A quién le sirve |
|---|---|---|
| When I Work (agenda, control de horarios aparte) | ~$2.50 a $6/usuario/mes | Equipos por turnos que sobre todo necesitan agenda |
| Deputy | ~$5 a $12/usuario/mes | Equipos por hora que necesitan agenda más control de horarios |
| QuickBooks Time | ~$20 a $40 de base + $10 a $12/usuario/mes | Equipos que ya usan QuickBooks para nómina |
| Homebase | $0 a $120/mes por ubicación | Negocios de una sola ubicación, por ubicación y no por cabeza |
| Construcción a medida | $15,000 a $120,000+ pago único | Costeo de proyectos, reglas de varios estados, o ERP/nómina ya en uso |
Lee esto como rangos, no como cotizaciones. Los proveedores por usuario crecen con la plantilla; Homebase crece con las ubicaciones en vez de con la plantilla. Una construcción a medida es un costo único sin ninguna línea por usuario, que es donde la cuenta se invierte una vez que el equipo crece lo suficiente.
Costo de QuickBooks Time
QuickBooks Time (el producto antes llamado TSheets) es la opción por defecto para negocios que ya corren su nómina por QuickBooks, porque los datos de horario pasan directo a nómina sin un paso de exportación.
Premium cuesta cerca de $20 al mes de base más $10 por usuario; Elite agrega costeo de proyectos y rastreo GPS por cerca de $40 al mes de base más $12 por usuario. Una cuadrilla de 10 personas en Premium queda cerca de $120 al mes; la misma cuadrilla en Elite queda más cerca de $160 al mes, o entre $1,400 y $1,900 al año.
El atractivo es la conexión con nómina. Los límites aparecen cuando el negocio necesita reglas de pago que QuickBooks Time no modela bien, como distintos umbrales de horas extra por puesto, o un costeo de proyectos que tiene que conectarse con un CRM o ERP en vez de solo con nómina.
Costo de Deputy y When I Work
Deputy y When I Work cobran por usuario sin cuota base, lo que los hace más económicos que QuickBooks Time para un equipo pequeño y más caros para uno grande, dólar por dólar.
Deputy cuesta cerca de $5 por usuario al mes para agenda y control de horarios básico, hasta cerca de $12 por usuario al mes en el nivel que agrega control de horarios completo, gestión de tareas y herramientas de desempeño. When I Work está construido alrededor de la agenda primero; la agenda de turnos sola cuesta entre $2.50 y $6 por usuario al mes, con el módulo de control de horarios con precio aparte.
Ambos se integran con QuickBooks, Gusto y ADP para exportar a nómina, lo que cubre a la mayoría de los pequeños negocios sin ningún trabajo a medida.
Costo de Homebase
Homebase cobra por ubicación en vez de por empleado, lo que lo hace mejor negocio para un local de una sola ubicación con mucho personal de medio tiempo. El nivel gratuito cubre agenda y control de horarios básico para una ubicación; los niveles de paga cuestan cerca de $30, $70 y $120 al mes por ubicación al agregar nómina, herramientas de RH y comunicación de equipo. Un negocio con empleados ilimitados en una ubicación paga lo mismo que un negocio con cinco empleados en esa ubicación, que es lo opuesto a cómo funciona el precio por usuario.
Lo Que Realmente Cuesta el Fichaje por Otro y el Redondeo de Horas
Así se ve el problema que estas herramientas existen para resolver, con supuestos que puedes cambiar por tus propios números.
Toma una cuadrilla de 15 personas por hora, cada una redondeando su entrada o salida un promedio de 6 minutos a su favor, ya sea por un desajuste genuino del reloj, el hábito de fichar desde el estacionamiento, o un fichaje ocasional por alguien que llega tarde. Seis minutos al día, 5 días a la semana, 15 personas, son 7.5 horas pagadas a la semana que nadie realmente trabajó. A un costo laboral cargado de $22 la hora, son cerca de $8,600 al año, antes de contar una sola hoja de horas disputada o el tiempo de un gerente reconciliándola.
Ajusta los supuestos (tamaño de la cuadrilla, minutos redondeados, costo por hora) y la forma se mantiene: la fuga es pequeña por persona por día, que es exactamente por qué pasa desapercibida, y se acumula en un número real al final del año. Cualquiera de las herramientas de arriba cierra la mayor parte de esa brecha solo con cambiar una hoja de papel o un reloj de honor por una entrada verificada.
Lo Que Cuesta una Construcción a Medida de Control de Horarios
Una construcción a medida tiene sentido cuando los datos de horario tienen que hacer más que quedarse en una hoja de horas, usualmente porque alimentan nómina, costeo de proyectos, o un ERP que ya usas y del que ya dependes.
| Alcance | Costo | Tiempo |
|---|---|---|
| Entrada/salida, hojas de horas, saldos de vacaciones, aprobación básica | $15,000 a $35,000 | 6 a 10 semanas |
| Agrega costeo de proyectos, geolocalización, reglas de horas extra por puesto o ubicación, exportación a nómina | $35,000 a $70,000 | 10 a 14 semanas |
| Plataforma laboral de varias ubicaciones: agenda, horario, reportes de costo, conectada a un CRM o ERP existente | $70,000 a $120,000+ | 14 a 18 semanas |
| Hosting | $20 a $100/mes | Continuo |
| Soporte y cambios | 15 a 20% del costo de construcción/año | Continuo |
Lo que empuja una construcción hacia la parte alta de ese rango: costeo de proyectos que divide horas entre códigos de costo, reglas de horas extra y descansos en varios estados, geolocalización o verificación GPS para cuadrillas en campo, y automatización de flujos para cosas como una alerta al gerente cuando alguien está por entrar en horas extra, o una salida sin fichar que necesita una bandera en vez de un turno de ocho horas silencioso en el registro.
¿De Paquete, o Construir el Propio?
Para la mayoría de los equipos por hora, la respuesta honesta es Deputy, When I Work, o QuickBooks Time, elegido según lo que ya corre la nómina. El costo por usuario es bajo, las aplicaciones son buenas, y el trabajo de integración ya está hecho.
Construir empieza a tener sentido cuando tres cosas coinciden: las reglas de pago son lo bastante específicas que una herramienta genérica se vuelve un obstáculo (varios códigos de trabajo, salario prevaleciente, horas extra que varían por puesto o jurisdicción), los datos de horario necesitan fluir hacia un ERP a medida o CRM que ya usas en vez de quedar aislados, y la plantilla es lo bastante grande que las cuotas por usuario dejan de verse pequeñas. Una cuadrilla de 40 personas en el nivel más alto de Deputy cuesta cerca de $5,800 al año solo en licencias, cada año, para siempre; una construcción de $35,000 a $70,000 no tiene ninguna línea por usuario y se vuelve más económica por empleado cada vez que el equipo crece.
Lo a medida no es la opción más económica por defecto. Es la mejor opción cuando lo que realmente te cuesta dinero es el flujo de trabajo alrededor del reloj, no el reloj en sí.
Cómo Obtener un Estimado de Control de Horarios en el Que Puedas Confiar
- Escribe tus reglas de pago reales: diferenciales de turno, umbrales de horas extra, códigos de trabajo, cualquier cosa que varíe por puesto o ubicación.
- Haz una lista de cada sistema al que los datos de horario tienen que llegar: nómina, un ERP, un CRM, un sistema de facturación para costeo de proyectos frente al cliente.
- Decide si las cuadrillas en campo necesitan geolocalización o verificación GPS, o si un equipo de oficina solo necesita una entrada y salida limpia.
- Pide un precio fijo para ese alcance escrito, no un estimado por hora. Los estimados por hora en herramientas internas son cómo $20,000 se vuelven $50,000.
- Pregunta cómo se ve una hoja de horas disputada o un registro editado en el historial de auditoría. Si la respuesta es "tendríamos que preguntarle a IT", eso es una función faltante, no un detalle menor.
La Versión Corta
- El control de horarios de paquete cuesta de $2 a $12 por usuario al mes (o de $0 a $120 por ubicación con Homebase), y cubre bien a la mayoría de los equipos por hora.
- QuickBooks Time gana en integración de nómina si ya usas QuickBooks; Deputy y When I Work son más económicos por usuario; Homebase gana para una sola ubicación con mucho personal de medio tiempo.
- Una pequeña brecha sin vigilar en la precisión del reloj se acumula rápido: una cuadrilla de 15 personas redondeando 6 minutos al día cada una cuesta cerca de $8,600 al año a $22 la hora.
- Construir el propio cuesta de $15,000 a $120,000 o más y gana una vez que las reglas de pago se vuelven específicas, los datos de horario tienen que alimentar un ERP o CRM, y el equipo es lo bastante grande que las cuotas por usuario dejan de ser pequeñas.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta el software de control de horarios para empleados?
El control de horarios de paquete cuesta de $2 a $12 por usuario al mes en 2026, según el proveedor y el nivel, aunque algunas herramientas (como Homebase) cobran por ubicación en vez de por usuario. Construir un sistema de control de horarios a medida cuesta de $15,000 a $120,000 o más, según si es un simple registro de entrada y salida o una plataforma completa de costo laboral conectada a nómina y a costeo de proyectos.
¿Cuánto cuesta QuickBooks Time?
QuickBooks Time (antes TSheets) cuesta alrededor de $20 al mes de base más $10 por usuario en el plan Premium, y unos $40 al mes de base más $12 por usuario en Elite, facturado mensualmente. Un equipo de 10 personas queda entre $120 y $160 al mes según el nivel.
¿Cuánto cuestan Deputy o When I Work?
Deputy cuesta entre $5 y $12 por usuario al mes según si necesitas solo agenda o agenda más control de horarios. When I Work es más económico para agenda sola, entre $2.50 y $6 por usuario al mes, y sube al agregar el módulo de control de horarios. Ambos cobran por usuario sin cuota base, así que la cuenta crece directamente con el número de empleados.
¿Vale la pena construir un sistema de control de horarios a medida?
Vale la pena cuando una herramienta genérica no puede modelar tus reglas de pago (varios códigos de trabajo, salario prevaleciente, horas extra que varían por puesto o ubicación), cuando los datos de horario tienen que alimentar un costeo de proyectos o un ERP que ya usas, o cuando las cuotas por usuario en una plantilla que crece acercan el costo a tres años de SaaS al de una construcción única. Para un equipo por hora directo que solo necesita entrada, salida y una hoja de horas, comprar casi siempre es la decisión correcta.
¿Qué hace más caro un sistema de control de horarios a medida?
Los mayores factores de costo son la integración con nómina (QuickBooks, Gusto, ADP, o una exportación a medida), el costeo de proyectos que divide horas entre códigos de costo, la geolocalización o verificación GPS para cuadrillas en campo, las reglas de horas extra y descansos en varios estados, y conectar los datos de horario a un CRM o ERP que ya usas en vez de dejarlos aislados.